Servicii

Logistică

Organizarea efectivă a evenimentului presupune sincronizarea riguroasă dintre factorii umani și materiali implicați. Rețeaua noastră logistică satisface, însă, cele mai exigente cerințe ale pieței de profil.

  • Secretariatul menține corespondența ante/post eveniment cu participanții. De asemenea, departamentul asigură materiale necesare (mape, program, ecusoane, birotică) pe durata desfășurării evenimentului, răspunzând prompt tuturor solicitărilor.
  • Administrarea platformei electronice conferă vizibilitate evenimentului, constituind, totodată, un instrument logistic indispensabil astăzi.
  • Asigurarea suportului tehnic, inclusiv serviciile foto-video fiind furnizate de către profesioniști atent selectați.
  • Optimizarea resursei umane este unul dintre dezideratele noastre, asigurându-ne că personalul calificat este suficient pe durata desfășurării evenimentului.
  • Alegerea locației potrivite pentru desfășurarea evenimentului, precum și asigurarea serviciilor de cazare-catering vor fi decise împreună cu partenerii noștri.
  • Organizarea programului pentru invitații speciali ai evenimentului și însoțitorii participanților  reprezintă, de asemenea, una dintre prioritățile noastre.
Comunicare

Managementul proiectului se desfășoară împreună cu clientul, fără ca acesta să resimtă vreo sarcină, ci doar să traseze coordonatele dezirabile:

  • Stabilim programul de întâlniri regulate pentru asigurarea unei comunicări eficiente
  • Alcătuim agenda în concordanță cu disponibilitatea beneficiarului.
  • Propunem idei, strategii, parteneri, însă hotărârea finală aparține clientului nostru.
  • Planificăm, de comun acord, activitățile și  bugetul evenimentului.
Imagine & Promovare

Dispunând de speciliști în relații publice, MedEvents construiește profesionist imaginea evenimentului medical, satisfăcând cele mai înalte standarde de performanță. Serviciile noastre sunt complete:

  • Crearea, tehnoredactarea, editarea resurselor electronice/tipărite.
  • Asigurarea designului pentru materialele printabile.
  • Promovarea mediatică la nivel regional, național, internațional a imaginii manifestării.
  • Trimiterea invitațiilor electronice/tipărite posibililor participanți.
  • Organizarea conferinței de presă.
Științific

Întrucât coordonatorii MedEvents sunt, totodată, medici rezidenți, relația cu mediul academic este ireproșabilă.
Prin urmare, asigurăm eficient:

  • Comunicarea continuă cu lectorii și invitații evenimentului.
  • Creditarea evenimentului la Colegiul Medicilor din România.
  • Administrarea tehnică a prezentărilor științifice.
Juridic-financiar

Pentru că resursele financiare sunt indispensabile, ne asigurăm că totul funcționează conform bugetului stabilit, într-un cadru juridic de maximă legalitate. „Nicio cheltuială nejustificată!” este deviza noastră.

  • Identificarea și atragerea sponsorilor interesați de eveniment, elaborarea invitațiilor,  negocierea pachetelor de sponsorizare, asigurarea mentenanței comunicării cu sponsorii, administrarea standurilor pe durata evenimentului, reprezintă etapele unui proces gândit în deplin acord cu interesele clientului.
  • Administrarea cheltuielilor/veniturilor și gestionarea actelor juridic-contabile (facturi, contracte) beneficiază de transparență, birocrația evenimentului fiind întocmită prin consultarea cu clientul.
Cazare

Organizând evenimentele până la cele mai mici detalii, ne dorim să optimizăm şi să eficientizăm procesele prin
care trec de cele mai multe ori clienţii şi participanţii manifestărilor noastre. De aceea ne-am dezvoltat propriul
portal de cazări ca urmare a creării unor relaţii fructuoase cu cei mai importanţi furnizori de servicii hoteliere
din Cluj-Napoca. Folosind portalul nostru:

  • Economisiţi bani, beneficiind de tarife preferenţiale la preţuri mai mici decât cele de la recepţie
  • Economisiţi timp în găsirea şi alegerea opţiunii care vi se potriveşte cel mai bine.
Follow Up

Pentru noi, evaluarea este la fel de importantă ca planificarea, respectiv organizarea evenimentului. Căci un bilanț obiectiv reprezintă, totodată, garanția unei munci bine făcute. El are trei coordonate:

  • Prezentarea  raportului contabil.
  • Evaluarea evenimentului de către participanți prin formulare tip feed-back.
  • Predarea materialelor (design-uri, filmări, fotografii, site) către client.

Contact Rapid

Telefon: +40 364 146 681
Fax: +40 364 146 681
E-mail: contact@medevents.ro

Newsletter MedEvents